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| 招标单位 | 天长市人民医院 |
天长市人民医院
《出生医学证明》档案整理服务项目
询
价
文
件
招 标 人 ： 天长市人民医院 ( 盖章 )
发 布 日 期 ： 2***24 年 1*** 月
一、项目基本情况
项目名称：天长市人民医院《出生医学证明》（ 2***13-2***18 ）档案整理服务项目。
最高限价金额： 4.5 万元 ( 大写：肆万伍仟元整 ) ，单价不高于 5 元 / 份。报价人的报价总价和单价均不得高于最高限价，否则按无效标处理。
服务内容：询价方 2***13-2***18 年《出生医学证明》纸质档案整理、制作与纸质档案相对应的档案数字化副本、电子档案、纸质目录和电子目录等，数量约 9********* 份，具体数量以实际整理数量为准。
合同履行期限：自合同签订之日起 3 个月内完成，并送到天长市档案馆指定位置。
本项目不接受联合体。
二、申请人的资格要求
1、满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；
2、具有独立法人资格，具有独立承担民事责任的能力 ; 有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证或者三证合一。
（ 1 ）投标人需具有涉密档案数字化加工资质即国家秘密载体印制资质证书；
（ 2 ） 2***22 年以来内从事过医疗机构（或妇幼保健机构）《出生医学证明》档案整理服务项目。
4、信誉要求：投标人不得存在以下情形：
①投标人被人民法院列入失信被执行人的；
②投标人或其法定代表人或拟派项目经理（项目负责人）被人民检察院列入行贿犯罪档案的；
③投标人被市场监督管理部门列入经营异常名录或者严重违法企业名单的；
④投标人被税收部门列入重大税收违法案件当事人的；
⑤投标人被政府采购监管部门列入政府采购严重违法失信行为记录名单的；
⑥在“信用中国”网站上披露仍在公示期的严重失信行为的；
三、 服务 标准及要求
根据国家档案局发布 2***2*** 年 6 月 1 日实施的《档案服务外包工作规范》的文件规定，明确了档案服务外包的业务类型，询价方 2***13-2***18 年出生医学证明纸质档案整理、制作与纸质档案相对应的档案数字化副本、电子档案、纸质目录和电子目录等约 9********* 份（具体数量以实际整理数量为准），现进行委托服务整理。
1 、整理周期
整理档案周期不超过 3 个月，并送到天长市档案馆指定位置。
2 、档案整理
（一）档号结构
全宗号一级门类代码·二级门类代码·问题代码·年度·保管期限代码一形成单位代码一件号。
（二）、具体要求
1.全宗号。档案馆给立档单位编制的代号，采用 4 位数 字或者字母与数字结合标识，例如“ ************ ”。档案馆未进行编制且今后不予编制独立全宗号的档案形成单位，统一使用本级卫生健康部门全宗号。
2.分类代码。 由“一级门类代码” “二级门类代码”“问题代码”构成。
（ 1 ）一级门类代码：出生医学证明档案一级门类为“专业档案” 采用 2 位字母标识，为“ ZY ”。
（ 2 ）二级门类代码：出生医学证明档案二级门类为“出生医学证明” 用“出生证明”开头大写字母“ CSZM ” 标识。
（ 3 ）问题代码：出生医学证明档案通常分为“首发” “补发” “换发”共 3 个问题，分别用“ SF ” “ BF ” “ HF ”标识。
3.年度。发证年度，采用 4 位阿拉伯数字标识，例如“ 2******8 ”。
4.保管期限。均为“永久” 用“ Y ”标识。
5.形成单位代码。档案形成单位代码，采用 3 位大写字母标识，例如“滁州市南谯区施集镇卫生院”代码为“ SJW ”。
6.件号。采用 4 位阿拉伯数字标识，不足 4 位的，前面用“ *** ”不足，例如“ *********1 ”。
7.确保在整理（含数字化）过程中不对档案原件造成二次损伤。如因原件粘贴，不能完全做到不损伤，须先对档案原件进行备份，并将情况如实汇报给询价方。
8、扫描和信息录入。应录入与纸质档案相对应的档案数字化副本、电子档案、电子目录等，并按滁州市档案馆入馆要求提交光盘等存储信息。
1）扫描前，根据档案整理规范的要求对档案实体进行拆卷检查，发现问题及时修正（如未编页号或编制有误等）；对轻微破损的页面进行技术修复；破损严重、无法直接进行扫描的页面，应在《纸质档案数字化流程交接单》中注明并及时告之采购单位，进行协商处理；对严重折皱不平影响扫描质量的文件应先进行相应处理（压平或熨平等）。
2）根据档案实体对电子目录进行逐条的核对与补漏，确保文档与目录的一一对应。重点检查档号（包括各组成部分）、题名、保管期限、成文日期、责任者、密级等必录项的内容是否完整、准确、规范。
3）区分扫描件和非扫描件：重份文件、有原件的复印件等可不扫。
4）根据档案扫描要求选择相应规格的扫描仪，图纸案卷必须使用专门的图纸扫描仪。
5）扫描分辨率为3******dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度以及纸质状况较差等，可适当提高分辨率。
6）扫描模式：档案的有文头和章印的纸张采用彩色、档案图纸采用彩色，其他采用黑白。
7）扫描图像文件存储格式：原始的jpg格式和经过合成的双层PDF格式两种，严格按进馆要求进行编号命名。
8）扫描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。
9）对扫描图像进行加工裁剪、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；
1***）扫描图像的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。
11）对扫描图像文件进行核对与检查，确保图像页面与档案原件页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况。
12）扫描完成后，应尽可能地按照原来的装订孔进行装订，并确保文件排列顺序正确，无漏页、不压字、页面不颠倒且装订牢固。
9.装订。 资料装订应符合以下规定：
1）材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行裁剪；
2）破损的或幅面过小的材料应采用 A4 白衬纸托裱， 1 页白衬纸应托裱 1 张材料，不得托裱 2 张及以上材料；字迹扩散的应复制与原件一起存档，原件在前，复印件在后；
3）幅面大于 A4 的材料，应按 A4 大小折叠整齐，并预留出装订边际；
4）卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替；
5）卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际应为 12.5mm ；
6）应在材料左侧采用线绳装订；
7）材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整；
8）卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅；
1***、成交投标人需自携扫描设备并派员上门提供加工和整理服务，扫描设备性能良好，分辨率在3******DPI以上；采购单位只提供场地、相关水电需求和必要的档案业务指导、档案原件以及数据验收，其他工作内容及责任均由成交投标人承担。
11、项目实施过程中使用的计算机、扫描仪及其它相关设施设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属于本项目的设备带进工作场所进行操作。
12.制作《档案出、入库登记表》、《纸质档案数字化流程交接单》、《数据验收报告单》等，详细记录数字化过程中每一个环节的工作情况及责任人确保档案实体安全。
（三）示例
************-ZY· CSZM · SF · 2******8 · Y — SJW — *********1
⑴ . 具体式样
| 全宗号 |
年度 |
件号 |
| 分类代码 |
保管期限 |
页数 |
⑵ . 规格及填写要求
Ⅰ、规格。统一采用文书档案归档章格式，规格为：长 3 × 15mm 宽 2 × 8mm 。
Ⅱ、填写要求：统一填写相应代码
①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，采用 4 位数字或 者字母与数字结合标识，例如“ ************ ”。档案馆未进行编制且今 后不予编制独立全宗号的档案形成单位，统一使用本级卫生健康部门全宗号。
②年度：发证年度，采用 4 位阿拉伯数字标识，例如“ 2******8 ”。
③件号：采用 4 位阿拉伯数字标识，不足 4 位的，前面用“ *** ”补足，例如“ *********1 ”。
④分类代码：由“一级门类代码” “二级门类代码” “问题代码”构成。
A、一级门类代码：出生医学证明档案一级门类为“专
业档案” 采用 2 位字母标识，为 “ ZY ”。
B、二级门类代码：出生医学证明档案二级门类为“出
生医学证明” 用“出生证明”开头大写字母“ CSZM ” 标识。
C、问题代码： 出生医学证明档案通常分为“首发”“补发”“换发”共 3 个问题，分别用 “ SF ”“ BF ”“ HF ”标识。没有此类材料，则不设置此字段。
D、保管期限：均为“永久” 用“ Y ”标识。
E、页数：本件档案的页面总数，文件中有图文的页面为一页， 一般用整数阿拉伯数字标识。
Ⅲ . 填写示例
| ************ |
2******8 |
6 |
| ZY·CSZM·SF |
Y |
1*** |
出生医学证明档案目录数据基本字段项要求
| 序号 |
字段名称 |
类型 |
著录 要求 |
说 明 |
|||
| 1 |
序号 |
字符型 |
必著 |
即每件档案的顺序号。每册档案目录 的序号应从“1”开始编制 |
|||
| 2 |
档案馆名称 |
字符型 |
必著 |
全称或规范化简称 例如：滁州市琅琊区档案馆 |
|||
| 3 |
全宗名称 |
字符型 |
必著 |
构成档案全宗的国家机构、社会组织 或个人，据实填写 。 例如：来安县卫生健康委员会 |
|||
| 4 |
全宗号 |
字符型 |
必著 |
档案馆给立档单位编制的代号，采用4 位数字或者字母与数字结合标识，例如： ************ 。档案馆未进行编制且今后不予编 制独立全宗号的档案形成单位，统一使 用本级卫生健康部门全宗号 |
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| 5 |
档案来源单位 |
字符型 |
必著 |
档案来源情况 例如：凤阳县卫生和健康委员会移交 |
|||
| 6 |
档案形成单位 |
字符型 |
有则 必著 |
档案形成单位 例如：滁州市南谯区施集镇卫生院 |
|||
| 7 |
形成单位代码 |
字符型 |
有则 必著 |
档案形成单位代码，采用3位大写字母标 识，例如“滁州市南谯区施集镇卫生院” 代码为“SJW”。 |
|||
| 8 |
著录层级 |
字符型 |
必著 |
记录著录单元的著录层级 例如：文件级 |
|||
| 9 |
档案一级 门类 |
字符型 |
必著 |
出生医学证明档案 一级门类为“专业档案” |
|
||
| 1*** |
档案一级 门类代码 |
字符型 |
必著 |
采用2位字母标识， 专业门类代码为“ ZY ” |
|
||
| 11 |
档案二级 门类 |
字符型 |
必著 |
档案二级门类划分，出生医学证明档 案二级门类为“出生医学证明” |
|
||
| 12 |
档案二级 门类代码 |
字符型 |
必著 |
用“出生证明”开头大写字母“CSZM” 标识 |
|
||
| 13 |
问题 |
字符型 |
有则 必著 |
出生医学证明档案通常分为“首发” “补发” “换发”共3个问题 |
|
||
| 14 |
问题代码 |
字符型 |
有则 必著 |
“首发”代码为“SF” “补发”代 |
|
||
| 码为“BF” “换发”代码为“HF” |
|
||||||
| 15 |
年度 |
字符型 |
必著 |
发证年度，采用4位阿拉伯数字标识， 例如：2******8 |
|
||
| 16 |
保管期限 |
字符型 |
必著 |
均为永久，生成档号时采用相应代码 “Y”标识 |
|
||
| 17 |
件号 |
字符型 |
必著 |
采用4位阿拉伯数字标识，不足4位 的，前面用“***”不足，例如：*********1 |
|
||
| 18 |
档号 |
字符型 |
必著 |
具体格式见附件2 |
|
||
| 19 |
题名 |
字符型 |
有则 必著 |
文件标题 |
|
||
| 2*** |
责任者 |
字符型 |
必著 |
制发文件的组织或个人， 即文件的发文机关或署名者 |
|
||
| 21 |
出生证明编号 |
字符型 |
有则 必著 |
每件出生医学证明的唯一编号 |
|
||
| 22 |
新生儿姓名 |
字符型 |
有则 必著 |
新生儿姓名 |
|
||
| 23 |
新生儿性别 |
字符型 |
必著 |
“男”或“女” |
|
||
| 24 |
出生日期 |
字符型 |
必著 |
新生儿出生日期，用8位阿拉伯数字 标识，例如：2******8***1***1 |
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| 25 |
母亲姓名 |
字符型 |
必著 |
新生儿母亲姓名 |
|||
| 26 |
母亲证件编号 |
字符型 |
必著 |
新生儿母亲身份证号，如为“军官证” “驾驶证”等非居民身份证件的，应 在“备注”项中进行说明 |
|||
| 27 |
父亲姓名 |
字符型 |
有则 必著 |
新生儿父亲姓名 |
|||
| 28 |
父亲证件编号 |
字符型 |
有则 必著 |
新生儿父亲身份证号，如为“军官证” 、 “驾驶证”等非居民身份证件的 ， 应在“备注”项中进行说明 |
|||
| 29 |
发证日期 |
字符型 |
必著 |
用8位阿拉伯数字标识 ， 例如：2******8***1***1 |
|||
| 3*** |
页数 |
整数型 |
必著 |
每件档案的页面总数，文件中有图文 的页面为一页， 一般用整数阿拉伯数 字标识 |
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| 31 |
人名 |
字符型 |
有则 必著 |
记录著录單元中具有检索意义的 人物名 |
|||
| 32 |
著录者 |
字符型 |
必著 |
完成档案著录工作的责任人员 |
|||
| 33 |
著录日期 |
字符型 |
必著 |
完成著录条目的日期 |
|||
| 34 |
备注 |
字符型 |
有则 必著 |
注释文件需说明的情况 |
|||
注 ：各县 ( 市、区 ) 档案部门可根据实际需要，自行决定是否增加“出生孕周”“出生体重”“出生身高”“母亲年龄”“母亲民族”“开放标识”“公开属性”“生成方式”“计算机文件大小”“计算机文件格式”“规格 (CM) ”等著录项。
档案盒封面及盒脊式样
|
( 虚线内为提示项 )
出生医学证明档案
|
|||||
| 自 年 月 日起至 年 月 日止 |
|||||
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本盒共 件 |
保管期限 |
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| 全 宗 号
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| 机构名称 |
|
| 分类代码 |
|
| 年 度 |
|
| 保管期限 |
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| 起 止 件 号 |
|
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|
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| 盒 号 |
|
3 、整理完资料的验收
纸质档案与电子档案整理需参照《滁州市出生医学证明档案管理实施方案》，均需符合滁州市档案馆进馆要求，中标人整理完成的档案由招标人组织验收，经验收合格后，移交入馆。若有不合格的档案，中标人须在招标人规定的时间内进行整改，否则所产生的一切后果由中标人自行承担。
4 、移交
询价方会同中标人，将验收合格的档案移交至市档案馆。
5 、安全保密工作要求
⑴、成交投标人需与询价方签订保证档案实体和档案信息安全的保密协议，不得截留和向第三方泄露所涉及档案、资料的内容、信息及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，若有违反，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》追究责任。
⑵、档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属于询价方，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整地向询价方移交。
⑶、加工现场需由成交投标人建立24小时视频监控系统，保证档案原件及数据安全，现场工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。
⑷、工作人员未经询价方直接管理人员同意，不许私自携带任何存储设备进入或离开工作现场，本次项目涉及所有档案数据的移动存储设备以及工作站上保存加工数据的硬盘在项目验收通过时必须无偿向询价方移交。
6 、其他
档案整理符合国家档案标准和滁州市档案馆要求，确保档案顺利移交进馆，并提交一份电子版给甲方。
特别说明，投标人应熟悉了解滁州市档案局（档案馆）对进馆归档档案的相关要求，本项目实施过程中应严格遵守相关规定。因投标人原因造成本项目无法顺利验收和移交进馆，甲方有权终止合同或扣除有关费用，并保留向投标人追偿的权利。
7 、标准要求：
⑴、参照《滁州市出生医学证明档案管理实施方案》，均需符合天长市档案馆进馆要求。
⑵、按照相关要求建立《出生医学证明》电子档案。《出生医学证明》电子文件归档与电子档案管理应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》 (GB/T18894-2***16) 出生医学证明纸质档案数字化应符合《纸质档案数字化规范》 (DA/T31-2***17) 。
⑶、移交内容包括质量合格的出生医学证明纸质档案、与纸质档案相对应的档案数字化副本、电子档案、纸质目录和电子目录等。数字化副本电子文件应采用光盘形式移交。光盘须用符合 DA/T38 标准的档案级光盘。数字化文件须提交 JPG 文件和 PDF 文件各一份，分别刻盘。光盘文件存储结构 :
①、 PDF 盘 : 各年度文件夹 - 目录和 PDF 文件夹 - 以件号命名的 PDF 文件。
②、 JPG 盘 : 各年度文件夹 - 目录和 JPG 文件夹 - 以件号命名的 JPG 文件夹 - 以三位数字页号命名的页面 JPG 图像文件。
1、报价一览表（格式自拟）
2、分项报价表（格式自拟）
3、营业执照
4、法定代表人证明文件 ( 或法定代表人授权委托书和委托代理人身份证 ); （格式自拟）
5、提供不少于 1 份的 2***22 年以来内在安徽省内从事医疗机构（或妇幼保健机构）《出生医学证明》档案整理服务项目服务合同。
6、投标人资格声明书（附件 1 ）
7、询价响应声明（附件 2 ）
说明： 上述资料复印件均须加盖公章，报价方所提交材料的完整与否，直接影响报价方的评审，否则造成的一切风险均由报价方自行承担。
五、报价及付款方式
1、报价方式：本次项目采用一次性报出固定总价和单价，报价包含但不限于：牛皮纸和档案盒等材料费、人工费、档案整理费、装订费、设备费、软件费、办公费、运输费（含装卸力资）、管理费、税金、利润等，还应包含为完成所有工作而采取的各项措施费用，以及作为一个有经验的单位所应考虑到的各种因素、风险而包含的所有费用，即项目履行到项目执行结束的过程中所发生的一切费用及招标文件要求的所有费用。注意分项单价与最终投标总价要一致。
报价小数点后保留两位小数，小数点后第三位小数按四舍五入原则调整。
2、付款方式 项目服务总费用 = 询价方最终确认的工作量 * 中标单价。具体支付方式为：于项目结束并经天长市档案局验收合格入档后，凭正规服务业发票支付全部项目款。
六、变更交易方式
1、到投标截止时间后提交投标文件的投标人不足三家，经审查实质性响应招标文件的投标人只有 2 家，或在评标过程中经评审实质性响应投标文件的投标人只有 2 家的情况，招标人可现场转为竞争性谈判。
2、到投标截止时间后提交投标文件的投标人不足三家，经审查实质性响应招标文件的投标人只有 1 家，或在评标过程中经评审实质性响应谁只有 1 家的情况，招标人可现场转为单一来源。
七、 评标方式
截止日期后询价方适时组织相关人员进行评审，技术标合格后再评定商务报价，拟定最低价入围。
八、 其他
1、因中标人档案整理服务不能满足上述相关要求，且经二次以上整改仍不能满足的，询价人有权中止合同，不支付相应费用并邀请新的服务单位进行下步工作，并追诉本合同价的 5***% ，作为支付新的服务单位的赶工费用。
2、中标人与询价人应建立完整的档案交接手续。因中标人原因造成询价方档案被损毁、丢失、泄密或甲方知识产权被侵害的，乙方应向甲方赔偿由此导致的直接经济损失和相应间接经济损失。间接经济损失难以估量的，经双方友好协商确定，或提交仲裁机构裁决。
3、询价文件获取时间：
4、响应文件递交时间：（要求密封投递报价函，报价函表面需注明联系人及联系号码，逾期不再接收并作废文件处理。）
5、响应文件递交地址：
九、采购人信息
采购人：天长市人民医院
联系人：
联系电话：
附件1：投标人资格声明书
致：天长市人民医院
在参与本次项目投标中，我单位承诺：
1、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
2、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
3、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
4、参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录（重大违法记录指因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚，不包括因违法经营被禁止在一定期限内参加政府采购活动，但期限已经届满的情形除外）；
上述声明真实有效，否则我方负全部责任。
投标人名称（加盖公章）：
日期： 年 月 日
说明：供应商承诺不实的，依据《中华人民共和国政府采购法》第七十七条“提供虚假材料谋取中标、成交的”有关规定予以处理。
附件2：询价响应声明
1、根据贵单位 天长市人民医院《出生医学证明》档案整理服务项目 采购项目询价文件，我们愿意按人民币（大写： ）（小写： ）的投标总价，遵照询价文件（含补充文件）的要求承担本询价项目的实施，完成本次询价范围的全部服务内容。
2、在合同书正式签署生效之前，本响应文件连同你单位的成交通知书将构成我们双方之间共同遵守的文件，对双方具有约束力。
3、一旦我方成为成交供应商，我方将严格履行合同规定的责任和义务，我们将保证在服务期内完成本采购项目的全部工作内容，并达到询价采购文件规定的要求。
5、我们完全接受询价采购文件的规定。如有违反，你单位有权撤销我单位中标资格，另选中标单位。
供应商名称：（公章）
法人或被授权人姓名（签字）：
日 期： 年 月 日
通讯地址：
邮政编码： 电 话：
